公文的意函

一、公文是處理公務的文書,簡稱為「公文」。

公文處理,僅限於「公務」和「機關」的範圍,不涉及公務和機關之私人函

件,不是公文。「公文」實在就是處理公務的「工具」和「方法」。

二、處理公文即是處理公務,也是規劃設計施政藍圖,推動計畫工作的工夫。施展工作

抱負,推行施政理念,達成施政目標,都要先從落實公文處理開始。

三、一個機關單位的公文,其處理方式內容的好壞,代表該一機關單位,及其成員的水

準和能力,服務精神和態度,影響至為深遠,自應特別加以重視。

公文製作的目的與原則

一、公文製作的目的

()讓對方了解和支持。

()請對方同意和辦理。

二、公文製作的原則

()簡明扼要,一看就能了解。

()中肯得體,把握所代表的角色、立場,尊重對方地位、立場,注意應有的

禮貌。

()合法、合理、合情,依法行政,情理兼顧,不偏不倚,公正無私。

()案情表達順暢,因果主從安排得宜,合於程式、合於邏輯。

()知性、理性、感性兼具,文情並茂。

公文的程式

公文的程式就是公文的程序和格式:

一、公文的程序

(一)公文依類別分:令、呈、咨、函、公告及其他六種;依行文系統分公文

則分為:上行文、平行文、下行文三種。

(二)上述公文的分類及行文系統,就是公文的程序。

二、公文的格式

(一)機關首長署名蓋章

(二)蓋用機關印信

(三)註明發文年月日

(四)加註發文字號

以上各點都是公文旳格式。

 

當前一般機關學校公文的缺失

一、未能把握行文機關的立場與角色。

二、常忽略公文的基本結構及撰寫架構。

三、未能注意展現人文精神,感性氣氛。

四、全文表達未把握因果關係和邏輯順序。

五、不善摘述「主旨」精要,適當表達主旨精神。

六、常會隨別人的音樂起舞,引述失當。

七、不知注意用字遺詞,表達不能恰如其份。

八、忽略公文「程式」

公文撰擬應注意的要點

一、把握機關單位所代表的立場和角色。

二、尊重行政體制和行政倫理。

三、注意應有的禮貌,和尊重對方的地位、立場。

四、依照公文程式的規定,適當運用公文用語。

五、瞭解各種公文的結構和性質。

六、一般機關學校常用的公文種類有:令、函、簽、公告、書函、箋函、通知、報告、

會議議程,提案,會議紀錄等。按各類公文的結構、性質、功用各有不同,公

務人員自應充分瞭解,才能運用自如,得心應手,而達到公文處理的預期效

果。

一、簽為幕僚處理公務表達意見供上級瞭解案情,並作抉擇之依據。但其實際作業,又

分別有三種情形:

()機關內部「單位」簽辦案件;由承辦人用制式簽紙簽擬,循行政程序送

陳,並依分層負責授權規定核決。

()具有「幕僚性質的單位主管或機關首長」,遇有重大情事,逕行簽陳其機

關首長及「直屬上級機關首長」,文未則以「右(謹、敬) 陳○○長」

字樣,最後具名職○○○謹簽並註明年月日。

()同一機關內部,各單位相互之間,對公務處理會簽,其意見可以便簽為

之,也可在原簽適當位置簽註意見,或表示同意會章。

二、簽的方式:

()使用簽的制式用紙簽擬。

()使用便條紙以條式簽擬。

()於原件擬辦欄內空白處簽擬。

三、簽的結構:使用制式簽紙、簽請機關首長核示者,應按簽的結構及程式簽辦,其結

構如下:

()「主旨」:扼要敘述案件之內容重點和簽的目的與期望。

()「說明」:係對案情之緣起,經過與有關法規,或前案牽涉,以及處理方

式,作簡要之敘述,並視需要作分項條列。

()「擬辦」:擬辦為簽的重點所在,應針對案情提出具體處理意見,或解決

問題之方案,如意見較多時,可分項條列處理。

「簽」的各段內容之陳述原則為:「主旨」段不陳述理由和原因,「說明」段不提擬辦

意見,「擬辦」段亦不重複「說明事項」及原委等。

一、函是一般機關學校使用最多的公文,其範圍包括:

()上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時使用。

()下級機關對上級機關有所請求,或報告時使用。

()同級機關或不相隸屬機關間行文時也可使用。

二、函的本文結構和分段:

()公文的主體結構,一般是指公文的本文部份結構,依照現行「函」的本文

結構,多以「主旨」「說明」二段式撰擬。

()函每段均須標明段名,「主旨」和「說明」就是函的段名。段名之上不冠

數字:段名之下應加冒號「:」,文字緊接段名冒號之後書寫。

()「主旨」段不另分項,敘述文字緊接段名冒號之後書寫。

()「說明」段如不分項,則與主旨段的寫法相同,於段名冒號之後,書寫文

字即可;否則如需分項,應另行低兩格分項條列書寫,其項號略如:

一、二、三、...()()()...1、2、3、...。

()說明段內容過於繁雜時,應編列為附件、抄件、影印本等。

三、函的本文分段撰擬要領

()主旨

1、主旨是函的精要部份,其內容包含三項要素就是本案的中心思

想,行文的目的與期望,然後依程式予以扼要敘述。

2、函中如定有辦理時間或復文期限者,亦應於其主旨中敘明,不可

移於說明段敘述。

3、函的案情簡單可一段完成者,儘量用此一段完成,無需再分割為

二段。

4、函的概括的期望語,如「請鑒核」「請查照」等,均應列於主旨

段,切忌在「說明」段出現。

5、主旨的撰擬,應避免下列錯誤:

(1)引述來文主旨,並以函復如說明,作為辦文主旨,如此即

無法表現出本機關辦文的主旨。若說明再如影印本

或引據甚多規定條款,而無結論者,更屬不妥。

(2)不宜把函文所要表達的內容統統置於主旨一段內,因為如

此就失去「主旨」應為精要重點之原則。

(3)把原因和處理辦法,置於主旨段的開頭重點之上,除有主

從不分,因果倒置之外,亦非主旨陳述原則。

(4)錯用不得體的公文用語,極易造成失禮或自貶的後果,必

須設法避免。

()說明

1、當案情必須就事實經過來源或理由,作較詳細敘述而無法於主旨

段容納時,用本段說明。

2、本說明段,除上述之內容外,尚含分析、研判、建議性質的事

項,亦列入此段之內。

3、案情內容於分項分條列舉時,要合於邏輯概念架構,眉目清楚,

因果主從分明,整體性的事項列在前面,細節個別事項列於

後面。

4、引據法規條文,應擿要敘述,不宜全部照抄。

5、承轉之公文應擿述來文要點,不宜原文照錄;否則來文過長時,

可列為附件、抄件、影印本等。

6、說明時,每項表達一意,其意義完整者一句也可列為一項;否則

雖字較多,亦不應割裂,勉強分項。

7、須以副本分行者,除應在副本收受欄列舉外,如有要求收受者有

所作為時,應同時在說明段最後列舉,並予以註明。

8、如有附件,應在說明段內敘述附件名稱及數量。

書函

一、書函也是公文的一種,用於:以機關單位名義,對某一公務未決事項,進行磋商、

陳述、協調、徵詢或通報之用,因此書函實為協調、通報性質的公文。

二、書函使用的範圍較函廣泛,但不如函的正式和具有權威性。

三、書函的用語措詞,押日期,掛文號都與函相同。

四、書函不署機關首長姓名,蓋長條戳即可。

五、書函的撰擬可視案情需要,用條列式或分段式辦理。

六、條列式書函,可不用期望語和結束語,將事項敘完即可。

箋函

一、箋函也是公文的一種,其性質係以機關單位的立場,機關首長個人名義,作為陳

述、諮商、請示、致謝,乃至於問候用的文書。

二、箋函之製作與私人之書信相同,惟箋函的撰寫,對發信人與受信人之身份、地位、

及彼此之間的關係,都要講究,用字遺詞都要恰如其份,恰如其當。

三、箋函之措辭,不論是表情或達意,均須表現出誠懇和尊重公務及行政倫理的態度,

力求委婉得體。

四、箋函行款格式:

()箋函應以用中式八行信箋宜。

()箋函之繕寫,篇幅至少須有一行到底,不宜行行弔腳。

()所謂一字不成行,一行不成頁,箋函於書寫繕校時,要盡量注意避免。

()箋函應偏寫的字,不宜寫在平抬的地位;人的名字不可拆置排列為兩行。

()箋函表示尊敬的抬頭,不可忽略,目前最通用者,為平抬和挪抬。平抬,

多為涉及受信人時,提行書寫,與其他各行平行;挪抬則為就原行空

一格書寫。

()平抬、挪抬可依需要,交互使用,不須嚴格規定。

專案報告

一、專案報告,多指重要的報告,包括專案報告、工作報告、簡報等。

二、專案報告,應查據政策,專業理論,以及一般報告的基本架構及原則,予以統整後

撰擬。

三、專案報告於引據政策或理論時,要簡明、扼要、易懂,陳述事實、列舉例證時,應

立場嚴謹、客觀、公正,使人信任。

四、專案報告之撰寫,要具有知識的結構性,架構條理分明、說理清楚,遺詞用字得

體,文情並茂。

結論

茲以擬辦公文最基本的常識,作為結論如下:

一、依法行政─ 擬辦公文須依照相關法令規定行事,並注意下列各點:

()有法令規定者,依照法令規定辦理,其重點為:

1、法律優於命令

2、後法優於前法

3、特別法優於普通法

4、後令優於前令

5、上級命令優於下級命令

()無法令規定者,依照慣例辦理。

()無前例可援者,設法處理並作為創例(創例要周延可行,合情合理,沒有後

遺症)

二、用字遺詞要得體、明確、淺顯,能一目了然,達成辦公文的目的,和發揮辦公文的

功效。

三、態度要嚴正和平,本最大善意,落實問題之處理和解決。

四、角色立場表達適當,尊重行政體系及行政倫理,不亢不卑,恰如其份。

五、報告、申請書、陳情書、均可用條列式及三段式公文結構撰寫。

六、實際擬辦文稿時,文稿各欄確認及填寫:

()文別─依類別填寫。

()受文者─要寫全銜,及注意分行及通案處理的方式。

()副本分別逐一填寫。

()速別─分為普通件、速件、最速件。

()密別─密、機密......。

()附件─註明名稱、數量等。

()承辦人簽章─押日期、蓋職名章。

()保存年限─按規定應由承辦人「註明」,惟目前因公文處理係分類保管,

故於歸檔時,檔案管理人員即依規定於卷面書明保管年限。