撰擬一般函稿須注意事項

一、把握行文角色立場:

行文時,應注意把握所代表的角色立場,以及認清行文對象;其表達的方式和用語,也

應依照公文程式上的要求,不能錯置;否則,不僅會失禮,造成笑話,同時也將影響機

關單位,及其相關人員的形像與行文的目的。如:

(一)教育廳各科室以廳函報請教育部補助某項經費案,屬上行文,須以上行文

的語氣辦理,而教育部也為教育廳之直接上級單位,為尊重行政體制

應以「鈞部」「請准予」「請鑒核」語詞表達。不可使用「貴部」

「請惠予」「請查照」等平行文用語。

(二)另教育廳各單位,如以廳函廳屬各單位之案件,係代表廳長請各單位辦

理,屬下行文,稱呼以「各單位」即可,不必稱「貴單位」。另如請

於○年○月○日前送○單位辦理,即以「請送某單位彙辦」即可,不

必以請其「填妥後擲還」某單位等用語。

(三)又如教育廳行文省府各廳處及各縣市政府,屬平行文,概括期望語,應以

「請查照」「請惠辦」「特致謝忱」為宜。不可用「請鑒核」「請核

辦」,以及「貴府辦理某事值得嘉勉」等用語。

(四)附件表述,對上級機關宜用「檢陳」,平行機關可用「檢送」,下級單位

可用「檢發」「檢附」等,不可錯置。

二、注意公文內容主從地位,因果關係之安排:

公文製作處理─如知識的建構,其表述,應有層次,有組織、有條理,而非「文字的集

合」。所以公文製作,應注意程式的結構性「主從」「位階」及其「因果」關係的安

排。

(一)公文種類的選擇使用應注意其程式:簽、函、書函、箋函、簡便行文表等

公文,各有其程式與功能,製作公文時,「文別」應依案件性質內

容,適當選擇使用。

(二)公文主旨,應特別注意其「主」「從」和位階的安排,如學校函請教育廳

轉報教育部公文,請核示之出國案件和請領補助經費案件,其主旨即

可直接寫出「國立○○學校○○○○○申請出國案,轉請鑒核」「鈞

部補助○○費○○元,附領款收據,請核撥」等即可,不宜在「主

詞」之前加列轉陳、檢陳等字樣。

(三)另各項工作計畫、報告、會議名稱標題等,應先從主題表述,再以性質加

列名稱,如「台灣國立高中 (職) ○○○學年度校長會議」;「台灣

省各縣市國民中 (小) 學○○○學年度○○主任會議」「台灣省各界

慶祝○○○年度教師節大會」,以及○○○○○○「研討會」「檢討

會」「協調會」等即可,不宜再在主題之前加列「召開」「研商」

「研討」「協調」○○○會議。

三、公文也應注意人性化的處理:

公文處理,除依法行政之外,如能注入人文精神,擺脫不當用語,將更易達到公文處理

的目的。如:

(一)「貴縣○○學校○○教師參加○○○」即比「貴府所屬○○學校○○教師

參加......更合於人文精神。

(二)處理地位相當之箋函,以「大函敬悉」即可,不必自謙到自我矮化的地

步,如「承囑」遵照等,均非所宜。

(三)教育廳對於學校或民眾之請求,函復時如果不准或不同意,亦應委婉說

明,使對方感到被尊重,很溫馨,知道教育廳巳盡了力,而不宜使人

看了公文之後,有冷峻、或打官腔之感才好。

四、文意合乎情理邏輯:

文意應通順合理,避免含混不清、語焉不詳等情事。如:

(一)簽公文說明段中常見:根據......「會議紀錄」辦理即太籠統,應改以根

據「......會議決議事項」或「研討結論」辦理,才合情理及邏輯。

(二)另文稿偶見「依據規定辦理」等字,而未寫明依據什麼規定,自屬不宜,

而應予敘明規定之內容重點才合情理。

(三)教育廳各單位簽之主旨:檢陳教育部「......實施計晝」,「某會議紀

錄」呈閱後文存等,請鑒核等,不妥應有幕僚意見才對。

(四)民眾陳情省長移教育廳處理之公文,其中之或程序轉折,宜予敘明,如經

省長辦公室或省府聯合務中心案移本廳辦理等,均應按實情敘明。

(五)縣市政府行文教育廳,而以府函答復者,「說明」段應敘明「依據本府教

育廳案陳貴府○○號函辦理。」

五、主旨力求具體扼理:

公文「主旨」段,重在說明案情之中心思想、目的與期望,而非陳述「理由」。如「為

加強......事,請填報......」,便是「倒果為因」,不對,而宜寫成「請填

報......,以加強......工作。」

(一)公文「主旨」,以敘明案情重點為主,不宜引述公文字號,及公文之層轉

經過,亦不宜僅述來文主旨,而以「復如說明」作為主旨,否則等於

沒有主旨;況來文主旨常有對本單位不諒解者,引述作為本單位公文

主旨自是十分不妥;另有,主旨以「復如說明 」,而說明又如附件

之情形,則更為不妥。

(二)公文「主旨」宜力求具體扼要,如「貴府函為貴屬○○國中申請補助○○

經費案,復如說明,請查照。」可簡化為「貴市○○國中申請補助

○○經費案……,復請查照。」其中「函為貴屬」之文字均屬多餘

(三)要求受文者辦理事項訂有期限者,應在「主旨」段內敘明,而不宜寫在

「說明」段

(四)本廳刊登省公報之公文,有訂頒法令或計晝者,此種案件可於主旨段法令

計畫名稱之前僅寫「公布、訂定○○辦法( 計畫 )」即可,不必寫

「檢送( 檢附 )○○辦法一份」。

(五)簽之主旨中,仍應加祈示語,例如「○校請撥○○經費○○元,請核示或

請鑒核」

(六)有關各項補助經費多少元,應於簽的「主旨」或「擬辦」欄敘明,以求內

容完整。

六、處理公文應有自己的立場,不可隨對方音樂起舞:

(一)來文如有問題或用字不妥,本單位不宜照引,而應予以修正。如若干單位

來函之「主旨」常有指責、批評以及累贅、因果不分等情形,於引用

時,即應加以修正,或簡化一語帶過,以避免造成自我調侃之窘境。

(二)來文所敘事實或理由,擬辦公文須引用時,應避免將對方之意思,變成本

單位之意思。如:某教師陳情其夫( 亦為教師 )與人有不正常關係,

檢察官認證據不足以不起訴處分,認為法律無法伸張正義,要求本單

位主持公道等。本單位( 教育廳 )函復時,其中「認為法律無法伸張

正義」等字,即不宜照引,否則會被誤認成係本單位的表達或意見。

七、注意遺詞用字及標點符號:

(一)民意代表託辦事項,函請縣市政府辦理時,可用「卓處」等字;但函復民

意代表時,則不宜用本單位巳「函請○○縣政府卓處」,此處之「卓

處」可酌情改以「研處」、「參處」或「酌處」。

(二)文稿內稱廳屬機關學校職員或教師,可用「該員」,亦可用「某師」稱

呼;但稱呼一般民眾時,則不宜用「員」,而應用「○○君」或「先

生」、「女士」等。稱呼學生亦不宜用「員」,可用「○○同學」、

「李生、張生」,或學生○○等十五人(名)。

(三)以「簡更行文表」函復時,文未之「復請查照」等字可省略,以資簡化。

(四)注意標點符號之使用,常見應用「;」號或「。」號之處,亦用「,」

號,有些人員好像只會用「、」號與「,」。如此標點符號之使用,

似有混淆不清之感,不妥。又如國小教師每班編制「一.五人」,而

寫「一、五人」。就十分糟 。

八、答復各界人士請託及民眾陳函件:

(一)根據來函答復者:應於○○吾兄勛鑒之後,加列○月○日大函敬悉。有人

接下去寫囑補助○○學校興建○○經費事,其中「囑補助」用詞,似

有未妥,為避免過謙及有接受關說之疑慮,宜於「敬悉」之後改為:

關於或查○○學校興建○○,請補助經費事,本廳……。較為適當。

(二)電話或來訪託辦案件,即勿須以「○月○日承 (抬頭) 囑某事」寫法呈

現,可逕寫「關於某事如何處理」即可。

(三)以「書函」函轉民眾陳情、投訴或請託答復案件,有下列模式可資參考:

1、以條列式函轉者,其第一段應敘明全案內容,如:一「某人陳情

案,請依權責查(研) 處逕復。」如須副知者,則加副知單

位。第二段則僅寫:二「檢附原函影本」即可。

2、以一段完成者,請加「主旨」。如:「主旨:某人陳情乙案,附

原函影印本,請依權責查明妥處逕復。」

3、亦有「主旨」再加「說明」者,則應按主旨說明二段式結構分段

撰寫。

4、以條列式擬辦復函者,第一段敘明來文文號最後加敬悉二字即

可,不可寫為「復○○號函」。

九、公文關鍵性用語的正確使用:

(一)關於「敬悉」「備悉」「誦悉」「閱悉」「收悉」等應注意使用的對象與

情形。

(二)「洽悉」「知悉」並非公文處理常用語言以不用為宜。

(三)「關於」「有關」「相關」為敘述事實之開頭用語。要注意就案件情形酌

予選用。

(四)「查」「經查」「復查」「至」「至於」「又」為引述法令規定或事實真

相等,常用及連續使用的語詞,應適當運用。

(五)「函示」「函釋」「函規定」「函為」「函以」「函略以」等用語之分辨

及審慎使用。

(六)「乙案」「乙節」「乙事」所指內容各不相同,應依需要選用。

(七)「嗣經」「旋經」「復經」「前經」「業經」「業巳」「經巳」「屢經」

「迭經」等應注意其使用的適當時機。

(八)「報奉」「報經」「轉據」「轉准」「案據」「奉交下」「案移」等詞語

善加運用,可使公文順暢簡潔有力。

十、其他

(一)教育廳文稿常見「核定補助學校各項工程項目及經費名冊」等字,而事實

上所謂「名冊」只是一張表而巳,故此處不宜稱「名冊」,而宜稱為

「一覽表」或「分配表」。

(二)公文標號的層次應按規則辦理,如「說明」、「辦法」須分項條列,項目

次序應為:一、二、三、......,(一)(二)(三)......,1、2、

3、......、(1)(2)(3)......。

(三)有關首長辦公室( 如省府機要室、廳長室等) 交辦各單位之託辦案件,函

復時引述之日期,應以來函日期,而非省府機要室、廳長室登記收發

文之日期。

(四)「簽」或「函稿」寫至最未頁後端,請預留首長批示位置,不可另加空白

頁請為簽章。

(五)會簽用印等應留有餘地,以避免造成無法簽註及用印之困擾。會簽單位如

在三個以上時,均請其在「簽後」會章,以免會簽單位或核章人員

(包括廳長用印) 有無處會簽和用印之困擾。簽註意見時,如不宜在

稿後簽註,即應另以便條簽註,以利核閱。

(六)公文如有附件,請加標示「附件一」、「附件二」等,以便查閱。

(七)承辦人及股長對於文稿內之計畫、要點等名稱、受文者姓名、數字、文號

等,應切實核對,避免錯誤。二層決行之公文,各單位核稿(判)人

員應特別慎重,避免錯誤,更不宜先發後簽。